Comment organiser une inauguration d’entreprise.

Vous souhaitez organiser l’inauguration de votre entreprise mais nous ne savez comment vous y prendre ? En effet, cela demande du temps et de l’organisation, nous savons de quoi nous parlons puisque nous avons organisé la nôtre il y a quelques mois. Afin de vous aider, il faut s’organiser, il n’y a rien d’insurmontable mais cela est vite chronophage. Découvrez sans plus tarder nos astuces pour que votre inauguration soit réussie et surtout inoubliable.

Sa soirée d’inauguration en différentes étapes

Bien entendu, n’hésitez pas à adapter en fonction de votre entreprise, de votre budget, du temps dont vous disposez et du nombre d’invités.

Avant votre soirée d’inauguration

Le choix de la date est primordial. Il vous vous y prendre suffisamment en avance pour que tous les prestataires soient sélectionnés et les invités.. Invité !  Petite astuce : assurez-vous que d’autres soirées plus importantes ou équivalentes ne soient par organisées sur cette période, pour être sur que vos convives viennent. 

Les invités : Pensez à tout le monde … Clients, fournisseurs, amis, famille, maire, élus. Envoyez des invitations papier, beaucoup plus chic, et des relances mail. N’oubliez pas de mettre une date butoir pour les réponses, pour pouvoir commander votre buffet. 

Nourriture : Ce n’est pas le moment de lésiner sur les moyens. Faites de nombreux devis et mettez-les en concurrence pour obtenir un prix avantageux. Comptez, au minimum, 12 bouchées salés par personnes et 3 sucrés. Astuce : n’hésitez pas à faire jouer vos relation et à créer des partenariats avec des boulangers / pâtissiers locaux. 

Boissons : La prévention routière ayant porté ses fruits, la tendance n’est plus à l’alcool. Pas question pour autant de ne proposer que des jus ! Mixez les envies et proposez quelques boissons alcoolisés, ainsi que de beaux cocktails sans alcool, tel qu’une limonade agrémenté de basilic et de fraise. Ces boissons douces disposées dans de grandes jars feront fureur ! 

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Pendant la soirée

Accueil : Si le nombre des invités est très important, n’hésitez pas à prendre serveurs, hôtesses et peut-être même un vigile. N’oubliez pas de relever les noms sur une liste, pour créer un sentiment de privilège. Cela vous permettra aussi de récolter les adresses mail des personnes supplémentaires, et ainsi de créer de nouveaux contacts. 

Le discours est un incontournable de rigueur. Entraînez-vous à l’avance et rendez-le vivant (les convives sont implacables, et s’ennuient très vite dès qu’il ne mangent plus … J’exagère, mais il est vrai qu’un discours trop long et trop formel les perdra). N’hésitez pas à faire intervenir vos partenaires et associés dans ce moment de partage. 

N’oubliez pas la musique, ni trop forte, ni trop faible. Accordez le style à l’ambiance de la soirée. Pour cela, engagez un DJ, ou créez une playlist que vous diffuserez durant la soirée. 

Animation : Si vous en avez l’opportunité, créez un jeu avec des lots à gagner. Nous sommes tous friands du léger suspens créé par un tirage au sort ! Faites gagner de petits (ou gros) cadeaux représentant votre entreprise, ou si possible, et c’est encore mieux, fait par votre entreprise. Vous pouvez aussi prévoir un buffet vivant. Qui n’apprécie pas l’habilité du cuisinier, lorsqu’il fait flamber les noix de saint-jacques?!

N’oubliez pas de prendre de nombreuses photos de l’événement. Buffet, groupe de personne, vue d’ensemble, préparatifs. Cela vous sera très utile plus tard ! 

Mettez quelques catalogues et cartes de visites à la sortie, pour que vos convives ne vous oublient pas. 

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Après l’inauguration

Rédigez de beaux articles sur lesquels vous pourrez mettre les fameuses photos de la soirée. Tenez-vous informez des éventuelles retombés de vos partenaires, et n’hésitez pas à communiquer sur la fabuleuse soirée qu’aura été votre inauguration ! Vos pages Facebook et Linkedin n’auront jamais aussi bien fonctionné.