Superviser un salon professionnel

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La phase d’organisation de votre salon est enfin terminée. C’est le jour-J mais ne croyez pas que le travail est fini ! La journée va être longue, ne vous laissez pas distraire. Pour vous aider, nous vous donnons quelques conseils qui vous seront utiles pour manager ce projet.

Superviser un salon professionnel

Pendant le salon : nos recommandations

Votre projet se concrétise enfin, cette journée est l’aboutissement d’un travail de longue durée. Gardez en tête qu’en organisant un tel évènement vous donnez l’occasion à des professionnels de se faire connaître et à des des particuliers de découvrir ou d’approfondir un univers.

L’accueil des visiteurs et exposants

Votre salon sera peut-être noir de monde de 9h à 20h ou au contraire, les visiteurs arriveront par vague, peu importe, il faut toujours être prêt à les accueillir et à répondre à leurs questions, c’est là que votre équipe d’accueil est indispensable ! Munis de leurs indispensables badges « staff » ils sauront indiquer et guider les visiteurs pour leur permettre de gagner du temps.

Pour faciliter l’organisation, pourquoi ne pas distribuer des tote bags contenant plan, flyer des animations, liste des exposants voire même petits goodies ? Stylo, pins, carnets ? Cela donnera l’occasion au public d’avoir un souvenir de votre évènement.

L'accueil des visiteurs et exposants

Communiquer

Durant tout l’évènement votre équipe communication sera présente pour relayer les informations internes et externes aux salons. Ils pourront utiliser les réseaux sociaux pour interagir avec les auditeurs. Pourquoi ne pas faire une transmission en direct pour informer celles et ceux qui n’ont pas pu se déplacer ?

Communiquer

Gérer les imprévus

Oui il y en aura sûrement, si votre salon a bien été préparé vous saurez les gérer au mieux et rebondir lorsque vous serez face à une difficulté. Ne minimisez pas les difficultés que vous rencontrez, demandez de l’aide. La communication est un élément essentiel lors des salons.

Recueillir des informations

Anticipez la préparation de votre prochain salon en allant au contact des visiteurs vous pourrez effectuer un sondage pour en apprendre plus sur leurs attentes. Variez les questions ouvertes et fermées en pensant à formuler des questions socio-démographiques (sexe âge catégorie socio-professionnelle…) afin de savoir quel public vous avez touché lors de votre salon.

Afin de paraître plus ludique et récolter le maximum de réponses sans ennuyer ou déranger le public, vous pouvez mettre le questionnaire à disposition des visiteurs sur des tablettes interactives par exemple, bien sûr n’oubliez pas de charger les tablettes…

Recueillir des informations

Coordonner les animations

Si vous avez prévu des animations telles que des conférences, des jeux concours, des tables rondes, vous pouvez surveiller de près ou de loin leur mise en place et leur déroulement. Les différents animateurs auront sûrement besoin que vous supervisiez les actions d’animation.

Peu importe les aléas auxquels vous ferez face lors du salon, l’important est de véhiculer une bonne image et de donner envie aux exposants et aux visiteurs de réitérer l’expérience.

Coordonner les animations
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