Préparer son salon professionnel: l’avant

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Vous souhaitez vous lancer dans l’organisation d’un salon professionnel ? Vous n’avez jamais organisé ce type d’évènements mais vous avez le sens de l’organisation, des responsabilités et le goût de l’aventure ? Nous vous accompagnons dans les étapes d’une telle réalisation.

Préparer son salon professionnel: l'avant

Nos conseils pour préparer votre salon professionnel

Organiser un salon professionnel nécessite une préparation. Voici en quelques points les étapes essentielles pour assurer un bon déroulement et prévenir les risques.

Déterminer le sujet

Les salons professionnels doivent regrouper des exposants d’un même secteur d’activité ou prestation. Les participants peuvent également proposer des services ou des produits complémentaires au secteur d’activité (exemple : salon de l’automobile, un professionnel présentant des essuie glaces innovants : il ne vend pas de voitures mais il agit tout de même sur le secteur de l’automobile). Il est important de bien déterminer le sujet du salon afin de toucher le maximum de professionnels possibles mais également un public cible.

Déterminer le sujet

Définir la thématique

Tous les salons professionnels sont basés autour d’un thème. Afin de le déterminer, on peut se reporter aux thèmes des années précédentes, aux tendances ou encore à l’actualité. Une fois le thème choisi, il faut le communiquer sous forme d’une phrase courte, parlante et attirante. On peut jouer sur l’humour, les jeux de mots et figures de style. Le thème apparaîtra par la suite sur les affiches et flyer.

N’oubliez pas de regarder ce qu’il se passe dans les autres salons (de votre ville ou non) afin de vous aider dans vos recherches. Cela vous donnera les grandes lignes à suivre, et pourquoi pas vous différencier de ce que l’on a l’habitude de voir ?

Lister les parties prenantes

A part exposants et clients, de nombreux acteurs de l’ombre peuvent intervenir dans ce projet. Une équipe d’accueil sera nécessaire pour recevoir les visiteurs  et les aiguiller : n’oubliez pas de vêtir ou d’accessoiriser le staff afin que les visiteurs puissent s’adresser à eux en cas d’éventuelles questions, avec un badge en tour de cou par exemple ! Selon le thème de votre salon vous pourrez faire appel à un traiteur. Certains lieux ne possèdent pas leur propre équipe de sécurité auquel cas il faudra faire appel à un prestataire extérieur. Vous pouvez prévenir les organismes de transports et voir s’il y a des navettes qui peuvent être mises en place pour acheminer les visiteurs.

Donc pour réussir votre salon professionnel vous aurez besoin de :

  • Équipe d’accueil : le premier et le dernier visage que l’on verra du salon
  • Traiteur : notamment pour l’accueil du matin ainsi que le buffet de fin de journée. Sans compter le repas du midi, les participants aiment ne pas perdre de temps, c’est encore mieux quand tout est sur place
  • Service de sécurité : indispensable pour le bon déroulement de votre foire ou salon (qu’il soit réservé aux professionnels ou aux particuliers)
  • Service communication : tout salon dispose de personnes pour faire des interviews, filmer, prendre des photos et partager tout cela sur les réseaux sociaux. Des hommes de l’ombre qui mettent votre événement en lumière
  • Animateur : un bon animateur donnera le ton à votre journée. Que ce soit pour animer une conférence ou un débat, il saura mettre les participants à l’aise
Lister les parties prenantes

Définir le budget

Combien les exposants vont-ils payer pour leurs stands ? Quel est le montant de la location des salles ? Pouvez-vous avoir des aides de votre région ? Est-ce que le salon sera ouvert au public gratuitement ? Si non, il faudra définir un prix d’entrée qui permettra de couvrir les frais ! Les bonnes questions à se poser avant de vous lancer. Afin de récolter plus de fonds, pensez à établir des contrats de sponsoring.

Choisir un lieu et l’aménager

Le lieu et la manière dont vous l’utiliserez sont des éléments qui peuvent jouer sur la satisfaction ou non du public. Il doit être adapté au nombre de participants et au nombre de visiteurs prévus. L’agencement que vous prévoirez doit être optimisé pour que les exposants aient une visibilité optimale lors de l’évènement. N’oubliez pas également d’anticiper avec un lieu proche des transports publics ou des parkings : l’espace doit être accessible et le public doit pouvoir stationner aux alentours.

Une fois le lieu choisi, pensez à la décoration que vous allez lui attribuer en fonction du thème ou pas. Intégrez des publicités sur lieu de vente : bannières, banderoles, arche, oriflamme, etc… il faut que ce soit attirant ! Utilisez des objets publicitaires dans votre déco, les visiteurs seront sensibles à l’effort fourni pour que tout soit parfait. Ne misez pas tout sur le hall d’entrée, chaque détail est important.

Choisir un lieu et l’aménager

Convier les professionnels

Les professionnels doivent être prévenus au plus tôt de la manifestation car comme vous, ils doivent s’y préparer et s’organiser. Il existe diverses manières de prévenir les exposants : les mails et les sites internet sont les moyens les plus efficaces de nos jours. Utilisez les réseaux sociaux et les annonces publiques (journaux locaux, radios…) pour une visibilité optimale. Rapprochez-vous des organismes type CCI qui peuvent vous aider à communiquer sur un volume qualifié. N’hésitez pas à les relancer si vous n’avez pas de réponse.

Prévoir des animations

Sur les salons, il peut y avoir des conférences et animations. C’est le moyen de s’exprimer auprès de tout le public ! N’enchaînez pas non plus conférences sur conférences, les visiteurs n’auraient pas le temps de se rendre sur les différents stands de vos exposants. En ce qui concerne les animations, ne faîtes pas venir un clown mais prévoyez plutôt un speaker qui ira sur les stands et invitera le public à faire de même, qui annoncera des jeux concours (ce qui vous permettra de récolter de nombreuses cartes de visites). La liste des animations pourra apparaître dans un flyer à distribuer !

En plus des stands, des conférences et des ateliers, prévoyez également des tables rondes pour permettre à une pointure de son domaine de parler de son expérience. Ce type d’invités permet de ramener un grand nombre de visiteurs qui parfois se déplacent seulement pour voir cette personne précisément.

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